2018年9月30日，第十六届中国国际农产品交易会暨第二十届中国中部（湖南）农业博览会筹备工作调度会在市政府一办三楼东会议室召开。市政府副市长李蔚、市政府副秘书长戴建文，会务组、接待组、外事组、宣传组、安全保卫组、食品安监组、市容环境组、志愿服务组副组长，各区县（市）政府分管负责人，雨花区委办、宣传部有关同志，长沙国际会展中心、红星实业集团有限公司有关同志参加会议。会议由戴建文副秘书长主持。

李蔚副市长听取了各组工作方案汇报，并对做好下阶段筹备工作提出具体工作要求:一是要集中办公。从10月起长沙市各工作小组组长单位要抽调工作人员到执委会办公室集中办公，统一决策，高效推进各项工作。二是要细化流程。执委会加强跟农业农村部对接，明确10月31日至11月5日每日具体活动，逐个活动细化方案。三是要抓好宣传。围绕50万人次的观展目标，以内五区、场馆周边区县（市）为重点，以展会时间、地点为主要宣传内容，加强在电视台、报纸等媒体上的宣传推广；印制展会宣传海报，在各区县（市）社区、楼宇、机关单位、村务公开栏广泛张贴；设计展会宣传茶杯免费发放，扩大展会知晓率。