2018年7月19日，省农委市场与经济信息处处长王新建主持召开全省农业系统工作调度会，商讨、铺排第十六届中国国际农产品交易会暨第二十届中国中部（湖南）农业博览会相关筹备工作。

执委会办公室副主任、长沙市农委常务副主任黄志强，全省其他13个市州农委副主任及信息科科长，雨花区政府副区长陈怀宇，执委会办公室相关负责同志，红星国际展览有限公司总经理罗发明参加会议。会上雨花区政府副区长陈怀宇汇报了展会筹备工作情况，红星国际展览有限公司总经理罗发明就全力做好展会配套服务工作作补充汇报。各市州农委就全力做好本届展会做了表态发言，并就相关问题进行了探讨。王新建对各市州提出的建议意见作出了逐一回复，同时要求一是要高度重视，二是做好招商招展，三是要压实责任，四是要安全办展。会议最后，在省农委及全省14个市州农委的共同见证下抽签决定了本届展会的展区位置。